Создание, подписание и отправка ЛНА

Создать локальный нормативный акт можно в разделе «ЛНА».

Подготовьте файл, который необходимо загрузить в систему с расширениями DOCX, PDF или JPG.

Примечание: при работе с локальным нормативным актом сотрудник будет подписывать лист ознакомления к нему. Лист ознакомления формируется по шаблону.

Обратите внимание! Наличие кнопки Новый документ зависит от ограничений по типам документов и подразделений, установленных администратором для сотрудника КДП.

Примечание: при открытии документа на просмотр с мобильного устройства возможно увеличить масштаб его отображения с помощью экрана смартфона.

Для создания необходимого ЛНА выполните следующие шаги:

Перейдите в раздел «ЛНА».
Нажмите Новый документ.
Заполните карточку нового локального нормативного акта:
Наименование - введите название документа. Не заполняйте поле, если хотите использовать название загружаемого файла.
Тип документа - выберите тип документа из выпадающего списка или введите его наименование (обязательное поле).
Подписант со стороны организации - выберите сотрудника, который подпишет документ со стороны организации, из выпадающего списка или начнитевводить ФИО подписанта. Подписать документ может только сотрудник с ролью «Сотрудник КДП».

Если нужно отправить документ без подписи со стороны организации, не заполняйте поле.

d. Дата утверждения - дата подписания документа в компании (обязательное поле).

e. Выберите получателей документа (обязательное поле):

Обратите внимание! Сотрудники КДП со всеми правами могут назначать ЛНА на всех или определенных получателей. При создании на выбор предоставлено 2 поля (Все, Определённые).
Сотрудник КДП с ограниченными правами выбирает только подразделения или должности с учётом назначенных ему подразделений.

Все - если документ направляется на всю организацию (доступен сотруднику КДП с полными правами).
Определённые/Выберите получателей – если документ должен быть отправлен конкретным подразделениям/должностям.

Допустимо выбрать несколько должностей/подразделений или установить значение Выбрать все.

4. Загрузите документ. Для этого переместите файл в указанную область или нажмите выберите на компьютере, отметьте нужный файл на локальном компьютере и нажмите кнопку Открыть.

Примечание: для загрузки доступны файлы в формате docx, pdf и jpg, не более 10 мб.

4.1. Если в поле «Подписант со стороны организации» (шаг «2с») был выбран сотрудник КДП.

Подписать документ после отправки может только выбранный сотрудник КДП, остальным сотрудникам КДП доступен просмотр в рамках их областей видимости.

Нажмите кнопку Продолжить.

Откроется форма предпросмотра файла.

Обратите внимание! Возможны изменения в документе после преобразования в формат PDF/A-1a. Проверьте корректность данных перед отправкой документа.

После проверки документа нажмите кнопку Отправить документ.

4.2. Если поле «Подписант со стороны организации» (шаг «2c») было оставлено пустым.

На форме отобразятся кнопки:

Отправить без подписания - эта функция доступна для подписания документов, где подпись работодателя не требуется;
Перейти к подписанию - документ будет подписан вами сразу и отправлен выбранному получателю/получателям.

Обратите внимание! Перед подписанием файл преобразуется в формат PDF/A-1a по требованиям законодательства (Приказ Министерства труда и социальной защиты № 578н "Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе"). Возможны изменения в документе. Проверьте корректность данных перед подписанием.

В открывшемся после загрузки окне нажмите кнопку Подписать.

Подписание и отправка документа получателям произойдет автоматически.

Обратите внимание! Редактирование подписанных документов в статусе На подписании/ Подписан невозможно, но при расширении штата подразделения ЛНА будет отправлен новым сотрудникам. При переводе сотрудника в подразделение или на должность, для которых не назначен ЛНА, листы ознакомления удаляются.

Сотруднику-адресату поступит уведомление о подписании документа, который будет доступен в его личном кабинете.

Вкладка содержит столбцы:

Дата создания – дата создания документа;
Наименование документа – название документа;
Дата утверждения – дата подписания документа в компании;
Получатели – получатели документа;
Статус – статус по документу;
- кнопка подписания документа в статусе Создан. Отображается только для выбранных при создании документа подписантов;
- кнопка для отправки уведомления на электронную почту;
- кнопка меню действий. Созданный документ можно отозвать. Для этого нажмите на меню действий и выберите нужный пункт. Подробнее про меню действий описано здесь.

Мои сервисы

Печать

Создание, подписание и отправка ЛНА