Создание, подписание и отправка ЛНА

Создать локальный нормативный акт можно в разделе «ЛНА».
Подготовьте файл, который необходимо загрузить в систему с расширениями DOCX, PDF или JPG.
 
Примечание: при работе с локальным нормативным актом сотрудник будет подписывать лист ознакомления к нему. Лист ознакомления формируется по шаблону.
Обратите внимание! Наличие кнопки Новый документ зависит от ограничений по типам документов и подразделений, установленных администратором для сотрудника КДП.
Примечание: при открытии документа на просмотр с мобильного устройства возможно увеличить масштаб его отображения с помощью экрана смартфона. 
Для создания необходимого ЛНА выполните следующие шаги:
  • Перейдите в раздел «ЛНА».
  • Нажмите Новый документ.
     
  •  Заполните карточку нового локального нормативного акта:
  • Наименование - введите название документа. Не заполняйте поле, если хотите использовать название загружаемого файла.
  • Тип документа - выберите тип документа из выпадающего списка или введите его наименование (обязательное поле).
  • Подписант со стороны организации - выберите сотрудника, который подпишет документ со стороны организации, из выпадающего списка или начнитевводить ФИО подписанта. Подписать документ может только сотрудник с ролью «Сотрудник КДП».
             Если нужно отправить документ без подписи со стороны организации, не заполняйте поле.
d.    Дата утверждения - дата подписания документа в компании (обязательное поле).
 
e.    Выберите получателей документа (обязательное поле):
 
Обратите внимание! Сотрудники КДП со всеми правами могут назначать ЛНА на всех или определенных получателей. При создании на выбор предоставлено 2 поля (Все, Определённые).
Сотрудник КДП с ограниченными правами выбирает только подразделения или должности с учётом назначенных ему подразделений.
  • Все - если документ направляется на всю организацию (доступен сотруднику КДП с полными правами).
  • Определённые/Выберите получателей – если документ должен быть отправлен конкретным подразделениям/должностям.
    Допустимо выбрать несколько должностей/подразделений или установить значение Выбрать все.
     
4.    Загрузите документ. Для этого переместите файл в указанную область или нажмите выберите на компьютере, отметьте нужный файл на локальном компьютере и нажмите кнопку Открыть.
 
Примечание: для загрузки доступны файлы в формате docx, pdf и jpg, не более 10 мб.
4.1. Если в поле «Подписант со стороны организации» (шаг «2с») был выбран сотрудник КДП.
Подписать документ после отправки может только выбранный сотрудник КДП, остальным сотрудникам КДП доступен просмотр в рамках их областей видимости.
 
Нажмите кнопку Продолжить.
Откроется форма предпросмотра файла.
 
Обратите внимание! Возможны изменения в документе после преобразования в формат PDF/A-1a. Проверьте корректность данных перед отправкой документа.
После проверки документа нажмите кнопку Отправить документ.
 
4.2.     Если поле «Подписант со стороны организации» (шаг «2c») было оставлено пустым.
 
На форме отобразятся кнопки:
  • Отправить без подписания - эта функция доступна для подписания документов, где подпись работодателя не требуется;
  • Перейти к подписанию - документ будет подписан вами сразу и отправлен выбранному получателю/получателям.
 
Обратите внимание! Перед подписанием файл преобразуется в формат PDF/A-1a по требованиям законодательства (Приказ Министерства труда и социальной защиты № 578н "Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе"). Возможны изменения в документе. Проверьте корректность данных перед подписанием.
В открывшемся после загрузки окне нажмите кнопку Подписать.
Подписание и отправка документа получателям произойдет автоматически.
 
Обратите внимание! Редактирование подписанных документов в статусе На подписании/ Подписан невозможно, но при расширении штата подразделения ЛНА будет отправлен новым сотрудникам. При переводе сотрудника в подразделение или на должность, для которых не назначен ЛНА, листы ознакомления удаляются.
Сотруднику-адресату поступит уведомление о подписании документа, который будет доступен в его личном кабинете.
 
Вкладка содержит столбцы:
  • Дата создания – дата создания документа;
  • Наименование документа – название документа;
  • Дата утверждения – дата подписания документа в компании;
  • Получатели – получатели документа;
  • Статус – статус по документу;
  • - кнопка подписания документа в статусе Создан. Отображается только для выбранных при создании документа подписантов;
  • - кнопка для отправки уведомления на электронную почту;
  • - кнопка меню действий. Созданный документ можно отозвать. Для этого нажмите на меню действий и выберите нужный пункт. Подробнее про меню действий описано здесь.