Создание, подписание и отправка документа

 

Создание документа

В сервисе КЭДО документы создаются автоматически по шаблонам работодателя. Также в сервис можно загрузить подготовленный документ.
Для автоматического формирования документа нажмите Новый документ и выберите категорию:
 
Обратите внимание! У вас могут быть доступны не все категории, так как они настраиваются работодателем.
  • «Приём на работу» - заявление о приеме на работу и переход на электронную трудовую книжку;
  • «Отсутствия» - заявления на все виды отпуска: ежегодный оплачиваемый отпуск, отпуск без сохранения заработной платы и другое;
  • «Трудовые отношения» - заявления при переводе на другую должность или отдел;
  • «Справки и документы» - заказ справок: 2-НДФЛ, по месту требования и другое;
  • «Увольнение» - заявление на увольнение;
  • «Прочие документы» - здесь собраны разные заявления, которые не вошли в другие категории.
     
Для примера создадим заявление на отпуск.
  • Выбираем в меню «Отсутствия».
  • На форме:
  • выберите какой тип отпуска нужен, должность;
  • выставите желаемые даты;
  • нажмите Создать.
     
    3.   У вас сформируется печатная форма заявления, нажмите кнопку Перейти к отправке или Изменить для редактирования полей.
    4.   Нажмите кнопку Подписать.
 
Если необходимого документа нет в списке, для его загрузки в сервис перейдите в раздел «Документы» и выполните следующие шаги:
1.   Подготовьте файл по шаблонам вашей организации.
2.   Нажмите кнопку Новый документ в заголовке страницы и выберите пункт Загрузить.
 
3.     Заполните карточку нового документа.
 
Обратите внимание! Перед подписанием файл преобразуется в формат PDF/A-1a по требованиям законодательства (Приказ Министерства труда и социальной защиты № 578н "Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе").
 
При выборе согласования «С конкретным сотрудником» после подписания и отправки все согласующие получают уведомление на электронную почту о необходимости согласовать документ.
Также, если у ФЛ установлен канал уведомления смс, то будет отправлено уведомление смс.
 
Примечание: если при создании документа был выбран способ согласования «С конкретным сотрудником» или «Не требуется», то после подписания и отправки документ можно дополнительно отправить на согласование. Подробнее см. Дополнительное согласование.
4.     Нажмите кнопку Продолжить. Откроется форма предпросмотра документа.
 
Обратите внимание! Возможны изменения в документе после преобразования в формат PDF/A-1a. Проверьте корректность данных перед подписанием.
 
5.     Выполните подписание документа, нажав кнопку Перейти к подписанию, и подтвердите действие в окне «Подписание документа».
 
После подписания документ направится по выбранному маршруту согласования, либо поступит в отдел кадров.
При необходимости дополнительного согласования документа с руководителем, скопируйте ссылку на документ и отправьте её удобным способом.
 
Документ отобразится в списке документов на вкладке «Исходящие» в статусах Ожидает согласования/ Ожидает подписания. Также документ может иметь статус В работе, если был подписан в ранней версии сервиса.
 
Документ может иметь различные статусы:
  • Создан - статус неподписанного документа или документа, подписать который не удалось по техническим причинам;
  • Ожидает согласования - статус подписанного и отправленного по маршруту документа;
  • Ожидает подписания - статус согласованного документа, а также документа, отправленного без маршрута;
  • В работе - статус подписанного, но не отправленного документа. Используется для документов, созданных в ранней версии сервиса;
  • Документооборот завершён - статус документа, процесс рассмотрения/ согласования/ подписания по которому завершён;
  • Отклонён - статус документа, который был отклонён другим сотрудником;
  • Отозван - статус документа, который был отозван его автором.
 
 

Подписание документа

При наличии неподписанных документов под заголовком страницы «Документы» на вкладке «Исходящие» отображается информационное сообщение об этом.
Документ можно подписать, нажав кнопку Подписать.
 
Примечание: все подписи к документу можно посмотреть в Реестре подписантов.
 

Отправка документа

Документы в статусах Ожидает подписания/ В работе можно отправить по ссылке получателям вне системы КЭДО.
Для копирования ссылки на документ откройте карточку документа и выберите пункт Отправить на согласование в меню действий .
 
Либо в строке документа в меню кнопки выберите пункт Отправить на согласование.
 
В открывшемся окне нажмите Копировать ссылку.
 
Далее отправьте ссылку получателю по почте или иным удобным способом.
 
Подробнее с дополнительными действиями в списке и карточке документа можно ознакомиться здесь.
 
Обратите внимание! Получатель ссылки, не являющийся подтвержденным сотрудником организации, в рамках которой создан документ, не сможет открыть ссылку и работать с документом.
Например, можно создать документ «Заявление на отпуск»:
  • подписать и с помощью ссылки отправить на согласование руководителю;
  • руководитель получит документ по ссылке и подпишет его сертификатом электронной подписи.
 

Дополнительное согласование

Если документ находится в статусе Ожидает подписания или В работе (до подписания документа сотрудником КДП) и при создании документа был выбран способ согласования «С конкретным сотрудником» или «Не требуется», то после подписания и отправки документ можно дополнительно отправить на согласование через действие Отправить на согласование из списка или из карточки документа.
 
Выберите одного или нескольких согласующих из списка и нажмите Отправить.
 
Можно скопировать ссылку на документ и отправить ее через внешние каналы связи для дальнейшего согласования, или выбрать дополнительного согласующего сотрудника из списка и отправить ему документ на согласование. Всем согласующим также придет уведомление на почту.