Отправка печатных форм

Для отправки печатных форм некоторых документов учетной системы перейдите в раздел «ЭДО документы».
Нажмите Отправить → Печатную форму.
 
Откроется окно отправки печатных форм документов.
 
Все поля пустые, кроме периода. В открывшемся окне заполняется текущая дата по умолчанию. При необходимости можно изменить период. Если очистить период, список документов не будет сформирован и, после выбора типа документа 1С и получателя, появится сообщение: «Не выбран период поиска документов».
 
Заполните поле «Получатель» из доступного списка контрагентов. Для выбора доступны только контрагенты, синхронизированные с сервисом «Сфера Документы». Поле является обязательным для заполнения. Список документов не сформируется, пока не будет указан контрагент, а в служебных сообщениях появится информация: «Укажите получателя».
 
В поле «Документ 1С» выберите необходимый тип документа, печатную форму которого требуется отправить.
В выпадающем списке доступны следующие типы документов:
  • Акт сверки взаиморасчетов;
  • Реализация товаров и услуг;
  • Счет-фактура выданный;
  • Счет на оплату покупателя.
 
В поле «Печатная форма» выберите одну из печатных форм. Список печатных форм формируется, если был указан тип документа 1С. Если не выбран тип документа 1С, список будет пуст и в служебных сообщениях появится информация: «Для выбора печатной формы нужно выбрать документ 1С».
 
Список печатных форм по выбранному типу документа 1С соответствует списку печатных форм, который выводится по кнопке Печать в документе 1С при работе с ним.
 
После заполнения всех полей, в шапке окна, формируется список документов. Для удаления документа из списка, выделите строку и нажмите кнопку Delete.
 
В сформированном списке документы по умолчанию сортируются по возрастанию даты документов.
Сортировать список документов можно с помощью команд Упорядочить по возрастанию и Упорядочить по убыванию по полям:
  • Номер;
  • Дата;
  • Получатель;
  • Документ 1С.
 
Документы в списке можно также фильтровать и просматривать по их статусу:
  • На отправку - документы, которые не были отправлены. Такие документы отображаются с иконкой ;
  • Отправленные документы, которые были отправлены. Такие документы отображаются с иконкой ;
  • Все - показываются документы со всеми статусами, как отправленные, так и не отправленные.
 
Проставьте флажки напротив тех документов, которые необходимо отправить и нажмите Сформировать.
Выделить сразу все документы в списке, либо снять выделение со всех строк можно с помощью кнопки .
Если ни один документ не был выбран, тогда в служебных сообщениях будет информация о том, что необходимо выбрать документы для отправки.
 
Если был выбран хотя бы один документ, по команде Сформировать откроется окно выбора формата отправляемых документов.
 
В поле «Тип документа» укажите необходимый для отправки тип документа. Для выбора доступны только те типы документов, которые настроены для выбранного получателя в сервисе «Сфера Документы».
 
Выберите один или несколько форматов для печатных форм.
Для выбора доступны:
  • Документ Adobe PDF (.pdf);
  • Лист Microsoft Excel 2007 (.xlsx);
  • Лист Microsoft Excel 97-2003 (.xls);
  • Электронная таблица Open Document (.ods).
 
Также можете включить настройку «Дополнительно упаковать в архив (.zip)».
 
В этом случае печатная форма, которую вы отправляете, дополнительно будет упакована в архив zip. Настройка автоматически включается и становится недоступной, если выбрано несколько форматов.
 
Включите настройку «Запросить подписание документа», если хотите, чтобы отправляемый документ был подписан со стороны клиента.
 
Нажмите Отправить и подписать, чтобы отправить печатные формы выбранных документов.
Документы будут проверены на возможность подписи. В случае успешной проверки к карточке документа добавляется ЭЦП из сертификата пользователя. Подписанный документ будет отправлен в сервис «Сфера Документы». Если по результатам проверки подписать документ невозможно, документ будет отправлен в сервис «Сфера Документы» в раздел «Черновики», где его можно подписать и отправить дальше по маршруту.
В случае подписания документов сертификатом электронной подписи физического лица, потребуется МЧД.
При отсутствии загруженной в Адаптер МЧД, документ не будет подписан и отправлен в сервис «Сфера Документы».
 
Загрузите в Адаптер действующую МЧД, выданную сотруднику, и повторите отправку.
Документ будет подписан и отправлен в сервис «Сфера Документы» вместе с МЧД.
В сервисе «Сфера Документы» МЧД будет привязана к документу вместе с подписью.
 
Отправка документов не осуществится, если не выбран тип документа и хотя бы один формат.
Если тип документа не указан, в служебных сообщениях появится информация о том, что необходимо выбрать тип отправляемого документа.
 
Если не выбран формат документа, тогда в служебных сообщениях выведется  информация о том, что необходимо выбрать формат отправки документа.
После отправки документов окно выбора формата отправки закроется.
Если при отправке документов произошли ошибки, в служебных сообщениях будут выведены все сообщения об ошибках. Информация об ошибках появится после завершения отправки всех остальных документов.
 
Если перед отправкой документа вы хотите увидеть его печатную форму, включите настройку «Показать печатную форму перед отправкой».
 
Тогда по команде Сформировать, в окне выбора форматов отправки документов, вместо команды Отправить и подписать будет отображаться команда Далее.
 
Укажите тип документа и формат. При необходимости включите настройки «Дополнительно упаковать в архив (.zip)» и «Запросить подписание документа» и нажмите Далее. Откроется печатная форма документа.
 
Для отправки документа нажмите Отправить и подписать в левом верхнем углу печатной формы.
После отправки документов увидеть их можно в списке, установив фильтр «Все» или «Отправленные».